Hướng dẫn cách tổ chức tiệc trà đơn giản tại văn phòng

Hiện nay, với nhiều sự tiện lợi, tổ chức tiệc trà tại văn phòng đang là xu hướng rất được ưa chuộng tại các công ty, tổ chức và doanh nghiệp. Khi đó, không gian văn phòng là nơi thích hợp để tổ chức tiệc trà đơn giản, bày trí tinh tế và trang trọng.

Vậy làm thế nào để tổ chức tiệc trà một cách chỉn chu? Hãy tham khảo những chia sẻ dưới đây của Nhà Vuông Tròn nhé.

Xem thêm: Bánh tiệc

1.Các bước chuẩn bị tổ chức tiệc trà tại văn phòng

1.1. Xác định loại tiệc trà dự kiến sẽ tổ chức

Hiện nay có một số loại tiệc trà tiêu biểu như tiệc trà chiều, tiệc trà kiểu Anh, tiệc trà Nhật Bản, tiệc trà kiểu Việt,... Mỗi loại hình sẽ phù hợp với nhiều mục đích tổ chức khác nhau.

Nếu bạn muốn khẳng định sự đẳng cấp và sang trọng, tiệc trà kiểu Anh là lựa chọn ưu tiên cho những buổi giao lưu đối tác, khách hàng tại công ty. Hiện nay, tiệc trà kiểu Anh được giới trẻ rất yêu thích bởi hình thức “rất quý tộc”.

Nếu mục đích tổ chức tiệc trà đơn thuần là chào mừng, hội họp tổng kết và chia sẻ thì nên ưu tiên chọn tiệc trà chiều hoặc tiệc trà kiểu Việt. Bởi sự giản đơn, nhẹ nhàng và quen thuộc mà tính chất bữa tiệc mang lại.

Xem thêm: Bánh tiệc teabreak

1.2. Chọn khu vực tổ chức phù hợp

Không phải văn phòng nào cũng có khu vực đủ để tổ chức một bữa tiệc lớn thịnh soạn. Như thế, với tính chất giới hạn về không gian nhất định tại văn phòng, bữa tiệc trà nhỏ gọn ấm cũng là phù hợp hơn cả.

Việc chọn khu vực tổ chức tùy thuộc vào sự sắp xếp và tính toán diện tích không gian của chính bạn. Hãy xem xét và khảo sát để đánh giá khu vực nào là phù hợp nhất để tổ chức bữa tiệc trà đủ chỗ cho tất cả mọi người trong công ty có thể cùng tham gia.

Vuông Tròn có thể gợi ý đó là phòng họp, khu vực sảnh lễ tân, hay ngay chính chỗ làm việc của nhân viên. Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp lại bàn ghế làm việc một chút cho gọn để có không gian tổ chức tiệc.

Tại khu vực tiệc trà, phải có setup một bàn tiệc nhỏ, bày trí một số món ăn để mọi người có thể đến thưởng thức và giao lưu với nhau. Ngoài ra, có thể bố trí thêm khu vực làm bục sân khấu để dành cho các tiết mục văn nghệ tươi vui khuấy động không khí.

1.3. Trang trí đơn giản mà tinh tế

Tiệc trà phần lớn không sử dụng cho các tiệc chúc mừng quá trịnh trọng. Với tính chất là tạo không gian giao lưu gần gũi, việc trang trí cho tiệc trà cũng không cần quá rườm rà chi tiết.

Bạn có thể trang trí bàn tiệc trà với khăn trải bàn, váy quây bàn để thêm phần tinh tế. Trên bàn, nên đặt thêm vài bình hoa tươi, đính kèm thêm những chiếc nơ nhỏ xinh và ruy băng cho đẹp mắt.

Vừa đơn giản mà lại tinh tế, tiệc trà đã và đang chiếm trọn tình cảm của các văn phòng công ty để trở thành “con cưng” xuất hiện trong các bữa tiệc nội bộ gần gũi.

1.4. Chuẩn bị thức ăn & nước uống cho bữa tiệc

Thức ăn chính của tiệc trà là các loại bánh ngọt, ăn kèm với mứt và trái cây các loại. Tuy mục đích và ngân sách dự chi, bạn có thể linh hoạt kết hợp hoặc thêm bớt một số món cho phù hợp với khách công ty mình.

Khác với tiệc ngọt chú trọng cao về sự đa dạng các loại bánh ngọt, trái cây, thì tiệc trà tạo điểm nhấn đặc trưng bằng sự kết hợp hài hòa giữa bánh và trà.

Các loại trà có thể sử dụng trong tiệc như trà olong, trà tuyết san, trà atiso, hồng trà,.... Khi bánh ngọt được thưởng thức với trà sẽ khiến mùi vị của bánh đặc biệt hơn và kích thích vị giác lớn. Từ đó, tạo cho khách một nguồn năng lượng mới, hưng phấn hơn.

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng: uống nhiều trà thì cơ thể sẽ được cấp nhiều nước. Nhưng, một số trường hợp trà có tác dụng ngược lại đấy nhé.

Trong trà có chứa rất nhiều caffeine, đây là thành phần giúp lợi tiểu khá cao. Khi uống quá nhiều trà thì chúng ta lại càng thải ra nhiều nước. Lúc này cơ thể rất dễ bị mất nước.

Do đó, trong tiệc trà bạn không nên chỉ sử dụng duy nhất một loại thức uống đó là trà. Mà hãy bổ sung thêm menu nước vài loại như nước suối, nước ép trái cây, nước detox,...

1.5. Lựa chọn vật dụng bày trí đi kèm

Để bày trí các món ăn và thức uống thì tất nhiên không thể thiếu các dụng cụ hỗ trợ. Đó là đĩa sứ, khay bánh, kệ bánh, bộ ấm trà cùng các tách trà nhỏ, dao - nĩa dùng ăn bánh,...

Các vật dụng nên bố trí tại một góc riêng của bàn tiệc để thuận tiện setup cũng như tránh rơi lộn xộn ra bàn rất mất thẩm mỹ.

Để thuận tiện cho việc setup cũng như thu dọn, bạn có thể sử dụng dao - nĩa hoặc ly giấy cho bữa tiệc. Vừa đảm bảo vệ sinh vừa góp phần bảo vệ môi trường là điều nên làm.

1.6. Phân công người hỗ trợ tiệc

Để bữa tiệc diễn ra một cách suôn sẻ thì bạn nên phân công người hỗ trợ phục vụ trong suốt bữa tiệc. Để khi cần bổ sung món ăn, hoặc cần hỗ trợ khách bất kỳ vấn đề nào liên quan trong tiệc thì có người đứng ra lo liệu.

Người hỗ trợ phải có tác phong nhanh nhẹn và giao tiếp thân thiện với khách mời. Hơn nữa, phải có tính quan sát cẩn thận và linh hoạt trong các vấn đề. Nếu thấy hết trà, hết bánh sẽ cần phải nhanh chóng bổ sung nhanh khi tiệc đang còn diễn ra.

2.Tại sao nên chọn tiệc trà để tổ chức tại văn phòng?

Tiệc trà mang tính chất nhẹ nhàng, phù hợp với những buổi họp mặt, gặp gỡ hay những buổi làm quen... để tạo không gian giao lưu, kết nối gần gũi. Chính vì thế, tiệc trà rất phù hợp với các văn phòng công ty.

Bên tách trà và những món ăn được bày trí để mọi người thưởng thức, không gian được tạo ra vô cùng thân thiện và giúp mọi người có thể trò chuyện thoải mái.

Thực đơn tiệc trà cũng không quá cầu kỳ, phức tạp. Cơ bản chỉ gồm các loại bánh ngọt, trái cây dùng chung với các loại trà thơm. Nhiều người ở các lứa tuổi khác nhau đều có thể tham gia.

Phù hợp với không gian văn phòng, tiệc trà nên dành cho buổi chia tay nhân viên cũ, chào đón nhân viên mới hoặc họp tổng kết công việc cuối tháng, quý.

3.Những lưu ý cần thiết khi tổ chức tiệc trà

Đơn giản trong lựa chọn thực đơn nhưng không qua loa

Chuẩn bị tiệc trà đơn giản nó khác hẳn với tiết kiệm một cách thái quá bạn nhé. Cân nhắc về ngân sách chi tiêu là điều quan trọng, nhưng hơn hết vẫn là trải nghiệm của người tham dự tiệc.

Đối với một bữa tiệc, cơ bản nhất cũng phải đảm bảo cho khách tận hưởng 2 đặc quyền là “thưởng” và “thức”. Khi đó, bữa tiệc bắt buộc đủ đầy cả phần ăn và phần nhìn.

Tiệc trà được chăm chút quá nhiều về phần ăn mà bỏ quên phần uống thì lại quá chênh lệch, khiến bữa tiệc mất đi bản sắc đặc trưng của nó. Nếu chăm chút phần “thưởng trà” quá thì cũng không nên, khách sẽ dễ nhàm chán.

Do đó, thực đơn lựa chọn cần có sự tiết chế đơn giản nhưng vẫn phải đảm bảo cân bằng vị giác và hấp dẫn đối với người dùng.

Không sử dụng loại trà quá đậm

Trà dùng cho tiệc nên pha ở mức độ vừa phải, không quá đậm, không quá nhạt để tránh kích thích quá lớn. Như đã nói ở trên, trà chứa nhiều caffein, chúng gây hưng phấn và kích thích tỉnh táo tinh thần rất hiệu quả. Tuy nhiên không được lạm dụng vì dễ khiến khác bị “say trà”.

Một số biểu hiện khi “say trà” có thể kể đến như tim đập nhanh, tay chân run rẩy, có cảm giác bồn chồn không yên,... và rất dễ khiến người dùng cảm thấy mất nước khi dùng.

Do đó, để dịu bớt vị trà khi thưởng thức xong, bạn cũng có thể chuẩn bị sẵn thêm nước suối hoặc nước trái cây để thanh lọc bớt và cân bằng vị giác cho khách mời.

Setup và thu gọn nhanh chóng

Tiệc trà có thời gian diễn ra không quá dài và khi được tổ chức tại văn phòng thì việc ưu tiên sẽ phải là setup nhanh gọn, tránh mất nhiều thời gian.

Và do đó, một lưu ý không thể bỏ qua khi chọn tiệc trà để tổ chức đó chính là khâu chuẩn bị và setup nhanh gọn. Cách hữu hiệu là tối giản trang trí và dụng cụ ăn nên bằng giấy để tiện thu gọn.

Hoặc công việc quá bận khiến bạn không thể setup thì hoàn toàn có thể đặt từ các đơn vị dịch vụ mang đến cho bạn. Vừa tiết kiệm thời gian và công sức, lại chuyên nghiệp mà hữu hiệu.

Trang trí phù hợp với không gian văn phòng

Với không gian có phần hạn chế tại văn phòng, thì việc tổ chức tiệc trà cũng phải có sự phù hợp tương xứng. Việc trang trí cũng nên tùy thuộc và vị trí setup tiệc để lựa chọn hình thức cho phù hợp.

Việc trang trí quá đà, hay quá hoành tráng sẽ dễ khiến cho tiệc trà “mất chất” trong khi cơ bản tiệc trà mang tính gần gũi chứ không xa xỉ.

Nên đặt tiệc trà từ các đơn vị dịch vụ nếu không có nhiều kinh nghiệm và thời gian chuẩn bị.

Bạn và đồng nghiệp có thể tự lập nên nhóm nhỏ đứng ra tổ chức tiệc trà hoặc thuê đơn vị dịch vụ tổ chức từ bên ngoài vào công ty. Việc setup một bữa tiệc đối với các đơn vị thường khá nhanh và không chiếm nhiều thời gian của bạn.

Đơn vị dịch vụ đã có nhiều kinh nghiệm nên sẽ giúp bạn tư vấn phù hợp hơn với không gian văn phòng của công ty bạn. Đặc biệt, bạn còn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí nếu như thuê đơn vị tổ chức tiệc trà bên ngoài khi bạn còn chưa có kinh nghiệm.

Để tổ chức tiệc trà đơn giản tại văn phòng thật ra không hề khó, chỉ cần bạn nắm rõ các bước quan trọng cần thực hiện là hoàn toàn có thể làm được. Hi vọng những chia sẻ trên đây từ Nhà Vuông Tròn sẽ đem đến những gợi ý hay cho bạn.

Chúc bạn có một buổi tiệc trà ấm cúng và ý nghĩa nhé.